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Important Information for Winter Weather
January 6, 2022
Dear NECSD students, families, faculty, and staff,
As the winter months approach, I’m writing with some information to help clarify the practices the district will use to determine if/when a delay, closure, or early dismissal are necessary due to weather related issues.
At this time, the district has three (3) emergency days that are eligible for use for an emergency closure. In the event that the district exhausts all eligible emergency days, the district will have a virtual instruction day instead of a standard emergency day.
Communication
School closings, delayed openings, and early dismissals resulting from weather conditions or other emergency situations will be shared directly with our NECSD community via email and robo call, posted on NECSD web and social media channels, and provided to the local media:
Decision-making Factors
There are many different factors that are considered when making a decision to close, delay, or dismiss early. Over the course of the day/night, when a storm is in the forecast, our staff:
- continuously monitors the weather from the National Weather Service, paying close attention to the forecasted duration of the storm as well as the severity
- monitors road conditions reported by the N.Y.S. Department of Transportation as well as local town and county transportation departments
- drives the roads throughout the district paying close attention to neighborhood roads, reduced visibility of bus stops as a result of snowbanks, etc.
- works in cooperation with our buildings and grounds staff to ensure that we can have school parking lots and sidewalks plowed in time
- communicates with surrounding schools to understand weather conditions and the impact on those districts
- makes recommendations to the Superintendent who typically makes a decision by 5 a.m. for a morning closure
Delayed openings
Delayed openings mean all schedules will be delayed by either one or two hours. Bus pickups will be approximately one or two hours later than the regularly scheduled pick up time, depending on the delay for that day. Although not as common, the district may even call for a three-hour delay if necessary.
Please continue to monitor all opening delays, as they could turn into school closings, depending on the weather.
Early dismissal
When the weather becomes severe during the day and driving conditions become unsafe, or when a state of emergency due to road conditions is declared by the state or county law enforcement, the district may consider early dismissal. Early dismissal decisions take into consideration the magnitude of the transportation operations and the number of buses required to transport students home and, in many instances, the possibility that young students may be going home to an empty house. Typically, the decision is made by mid-morning for an early afternoon dismissal. When an early dismissal is being considered, typically after school activities are canceled. Early dismissal notifications will be sent using the same methods described for delays and closings.
Early dismissal schedules:
Please refer to the following standard schedule for early dismissals throughout the year*:
Heritage Middle, NFA Main, NFA North, NFA West and South Middle – 10:15 AM
GAMS, Meadow Hill, Temple Hill and Vails Gate STEAM Academy – 11:15 AM
Balmville, Fostertown, Gardnertown, Horizons, New Windsor and Pre-K @ GAMS – 12:15 PM
*Dismissal times are approximate. Please contact your school building directly if you have questions about your specific school building.
On scheduled early dismissal days, the district offers bag lunches to all students in grades Pre-K-8. High school students are offered breakfast through the end of the last period.
After School and Evening Activity Cancellations
The decision to cancel after-school and evening activities is typically made by mid-day and publicized using the methods described above. If the district is closed for the day, after-school activities are typically canceled as well.
Sincerely,
Ed Forgit
Interim Superintendent of Schools
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6 de enero de 2022
Estimados estudiantes, familias, profesores y personal de NECSD:
A medida que se acercan los meses de invierno, les escribo con información para ayudar a aclarar las prácticas que el distrito usará para determinar si / cuándo es necesario un retraso, cierre o salida anticipada debido a problemas relacionados con el clima.
En este momento, el distrito tiene tres (3) días de emergencia que son elegibles para un cierre de emergencia. En caso de que el distrito agote todos los días de emergencia elegibles, el distrito tendrá un día de instrucción virtual en lugar de un día de emergencia estándar.
Comunicación
Los cierres de escuelas, las aperturas demoradas y las salidas tempranas que resulten de las condiciones climáticas u otras situaciones de emergencia se compartirán directamente con nuestra comunidad de NECSD por correo electrónico y llamadas automáticas, se publicarán en los canales de redes sociales y web de NECSD y se proporcionarán a los medios locales:
Factores de toma de decisiones
Hay muchos factores diferentes que se consideran al tomar la decisión de cerrar, retrasar o despedir temprano. Durante el transcurso del día / noche, cuando se pronostica una tormenta, nuestro personal:
- monitorea continuamente el clima del Servicio Meteorológico Nacional, prestando mucha atención a la duración pronosticada de la tormenta, así como a la severidad
- monitorea las condiciones de la carretera informadas por el N.Y.S. Departamento de Transporte, así como departamentos de transporte de la ciudad y el condado locales
- maneja las carreteras en todo el distrito prestando mucha atención a las carreteras del vecindario, visibilidad reducida de las paradas de autobús como resultado de los bancos de nieve, etc.
- Trabaja en cooperación con nuestro personal de edificios y terrenos para garantizar que podamos hacer que los estacionamientos y las aceras de la escuela se aran a tiempo.
- se comunica con las escuelas circundantes para comprender las condiciones climáticas y el impacto en esos distritos
- hace recomendaciones al superintendente, quien generalmente toma una decisión antes de las 5 a.m. para un cierre matutino
Aperturas retrasadas
Las aperturas retrasadas significan que todos los horarios se retrasarán una o dos horas. Las recogidas en autobús serán aproximadamente una o dos horas más tarde que la hora de recogida programada regularmente, dependiendo de la demora de ese día. Aunque no es tan común, el distrito puede incluso pedir una demora de tres horas si es necesario.
Continúe monitoreando todos los retrasos en la apertura, ya que podrían convertirse en cierres de escuelas, dependiendo del clima.
Salida temprana
Cuando el clima se vuelve severo durante el día y las condiciones para conducir se vuelven inseguras, o cuando la policía estatal o del condado declara un estado de emergencia debido a las condiciones de la carretera, el distrito puede considerar la salida anticipada. Las decisiones de salida anticipada toman en consideración la magnitud de las operaciones de transporte y la cantidad de autobuses necesarios para transportar a los estudiantes a casa y, en muchos casos, la posibilidad de que los estudiantes jóvenes se vayan a casa a una casa vacía. Por lo general, la decisión se toma a media mañana para una salida a primera hora de la tarde. Cuando se está considerando una salida anticipada, generalmente se cancelan las actividades después de la escuela. Las notificaciones de salida anticipada se enviarán utilizando los mismos métodos descritos para retrasos y cierres.
Horarios de salida anticipada:
Consulte el siguiente horario estándar para salidas tempranas durante todo el año *:
Heritage Middle, NFA Main, NFA North, NFA West y South Middle - 10:15 a. M.
Academia STEAM de GAMS, Meadow Hill, Temple Hill y Vails Gate - 11:15 a. M.
Balmville, Fostertown, Gardnertown, Horizons, New Windsor y Pre-K @ GAMS - 12:15 p.m.
* Los tiempos de salida son aproximados. Comuníquese directamente con el edificio de su escuela si tiene preguntas sobre el edificio de su escuela en particular.
En los días programados de salida temprana, el distrito ofrece almuerzos en bolsa a todos los estudiantes en los grados Pre-K-8. A los estudiantes de secundaria se les ofrece desayuno hasta el final del último período.
Cancelaciones de actividades después de la escuela y por la noche
La decisión de cancelar las actividades nocturnas y después de la escuela generalmente se toma al mediodía y se publicita utilizando los métodos descritos anteriormente. Si el distrito está cerrado durante el día, las actividades después de la escuela generalmente también se cancelan.
Atentamente,
Ed Forgit
Superintendente interino de escuelas
ATTENTION: Are your scholars or colleagues doing something great? Please contact the district Communications Team at communications@necsd.net. We’d love to visit your class or event and/or post your pictures and recap to highlight the amazing accomplishments throughout our district!
